איזה כיף לשוחח על ראיון עבודה טלפוני בזמן הקורונה, באמצעות ראיון טלפוני עם מיכל גלבוע!
גילי : שלום מיכל,
נתחיל עם השאלה המוכרת: "ספרי לי בכמה משפטים על עצמך"
מיכל: כיום, אני סמנכ"לית משאבי אנוש בחברת הסייבר סקיוריטי Morphisec, ויועצת לניהול קריירות שעוזרת לאנשים למצוא את הדבר הבא שלהם. את הניסיון שלי צברתי כאשר מילאתי תפקידים שונים בארגונים גדולים מתחומים שונים: טכנולוגיה, אקדמיה, קמעונאות, תקשורת ותשתיות. אני בעלת תואר ראשון במדעי החברה – סוציולוגיה וחינוך בלתי פורמלי, ותואר שני בלימודי עבודה עם תזה ב"ניהול קריירות", שם התחלתי את פיתוח המודל שלי שמשתנה בהתאם למציאות התעסוקתית – כבר מעל 15 שנה.
מה זה בעצם ראיון עבודה טלפוני?
מיכל: עד מרץ 2020 ריאיון עבודה טלפוני היה מאוד טכני ובד"כ נעשה ע"י דמות שזה היה לה התפקיד הראשון או השני בתחום הגיוס וההשמה. מטרת ראיון העבודה הטלפוני היתה לעשות את הסינון השני אחרי קריאת קורות החיים. בראיון עבודה טלפוני קרו שני דברים: האחד – תאום ציפיות מאוד מאוד ראשוני, והשני – אימות של נתונים כדי לראות שזה תואם את דרישות התפקיד ואת מה שהמועמד הציג בקורות החיים שלו.
החל ממרץ 2020 הראיון הטלפוני הפך להיות הרבה יותר קריטי, משמעותי ואפילו דרמטי בכל תהליך הגיוס והמיון. בגלל הדרישה לריחוק וחוסר האפשרות להיפגש ולהתרשם מהמועמד כמו בתהליך המוכר שלפני הקורונה, הפך ראיון העבודה הטלפוני לבעל משקל רב יותר מבעבר. הוא הפך גם יותר מפורט, יותר עמוק, יותר חשוב גם עבור המעסיק וגם עבור המועמד. זה כמעט הכלי היחיד בו יכול המועמד להשתמש כדי לשווק את עצמו לפני המעבר לשיחת הזום, שהיא כבר נעשית פנים מול פנים. וירטואלית, אבל פנים אל פנים.
מה הדבר החשוב שאנשים צריכים להבין בקשר לראיון עבודה טלפוני?
מיכל: חשוב שמועמדים יפנימו את העובדה שחל שינוי, שהם צריכים לעשות שינוי בהתנהלות שלהם בעת חיפוש עבודה. חשוב לייחס חשיבות לראיון עבודה טלפוני, ולהבין כיצד מתכוננים אליו.
חשוב להבין, שגם אם הקול מהצד השני נשמע להם קול של בחורה צעירה שסיימה עכשיו צבא וצעירה מהם ב- 20 שנה, הם צריכים להתגבר על זה, ולדעת לדבר עם אותה בחורה בהרבה צניעות ולשדר בקול שלהם הרבה מוטיבציה כדי שיגרמו לכך שבשיחה תתקיים בדיקה אמיתית האם הם מתאימים לתפקיד והאם הם עוברים לשלב הבא.
האם יש שאלות חדשות ששואלים בראיון עבודה טלפוני בעקבות הקורונה?
מיכל: קודם כל אי אפשר עוד לדעת כי עוד לא נעשו מחקרים. אני באופן אישי, ניסחתי 5 שאלות חדשות. לדוגמה:
איך התמודדת עם המשבר שהקורונה הביאה?
תאר דבר אחד שהצלחת לעשות אחרת בעקבות המשבר, מכל תחום: תעסוקתי, אישי, או משפחתי
ציין דבר אחד שבעקבות הקורונה אתה כבר לא עושה, או הרגל ששינית
יכולות להיות כל מיני תשובות, למשל: הילדים שלי התחילו לישון איתי בחדר/ לקחתי חלק מהסלון ועשיתי ממנו פינת עבודה/ מצאתי את עצמי 4 שעות בלילה יושב ורואה סדרות כי אני לא יכול להירדם.
לא משנה התשובה, הרעיון הוא לראות איך הוא התמודד ואם מישהו אומר לך: "המשכתי הכל כרגיל, עליי זה לא עבד, קורונה זה פייק" זה מעלה שאלה מהי היכולת שלו להתמודד עם קונפליקטים, דברים לא צפויים, ובכלל, עם אי וודאות.
האם חל שינוי בחלקים אחרים של תהליך הגיוס בעקבות הקורונה?
מיכל: בהחלט, כל הסגנון השתנה, לא רק ריאיון העבודה הטלפוני. גם השלבים הבאים שאחרי ריאיון העבודה הטלפוני השתנו. חוץ מראיון עבודה טלפוני, עשינו שיחות זום עם מצלמות פתוחות: חלקן היו באחד-על-אחד עם המנהל המגייס או איתי כסמנכל"ית משאבי אנוש, ובחלקן נכח הצוות שאליו העובד אמור להשתייך. זאת כדי לספר לו על הדברים שקורים בצוות, וכדי שהוא יספר להם איך הוא רואה עבודת צוות. בהמשך, בתקופות שאפשר, אנחנו מזמינים את העובד למשרד, שיבוא לראות ולהתרשם.
איך את מנסה / מצליחה להתגבר על העובדה שאנשים עושים קורסים להכנה לראיון עבודה והשאלות מוכרות ושחוקות?
האם את נוהגת להפתיע את המרואיינים שלך בראיון?
מיכל: אני לא יכולה להגיד שאי אפשר להתכונן. אני אומרת: אפשר להתכונן, אבל אי אפשר להיות מוכנים. אתה יכול להתכונן, לבנות לך דברים, אתה יכול לשבת עם אנשים שמכינים אותך, אתה יכול לצלם את עצמך, אתה יכול לעשות סימולציות, זה מאוד חשוב. אבל.. מה שקורה באותן 40 דק', או שעה בחדר או בזום, תלוי בכמות הדוגמאות שתיתן ובסיפור. תלוי באיך אתה תגיש את הסיפור שלך למי שמראיין אותך, ולא משנה כמה תתאמן או כמה תלמד בע"פ. אני שואלת למשל : נסי לתאר לי פרויקט אחד שאת גאה בו, שאם תספרי עליו אני אכיר אותך יותר טוב. ספרי לי גם על פרויקט שאת חושבת שעשית בו טעות מאוד גדולה ובדיעבד היית עושה אותו אחרת. ואני לוקחת את 2 הסיפורים האלה ובודקת אותם עד הסוף! כל הראיון שאני עושה הוא ראיון התנהגותי. לדוגמה: אם המרואיין מספר לי: "עשיתי מהלך מבריק ועד היום משתמשים בו, עד היום מספרים עליו וזכיתי עליו בפרס", אז אשאל אותו סט של שאלות על הפרויקט הזה: עם מי עבדת? מה היה שם? למה זה הצליח? מה קרה לך תוך כדי הדרך? וכשיספר לי על משהו שבדיעבד עשה בו טעות, יש לי סט של שאלות שאני אחקור את הפרויקט הזה כדי שיוכל להביא לחדר את עצמו, את הסיפור שלו, את מה שקורה לו כשהוא עושה טעויות.
את יכולה לתת דוגמאות לטעויות שאנשים עושים בראיון עבודה טלפוני? אנקדוטות מעניינות?
מיכל: יש המון. אבל אני חושבת שזה לא נכון לבוא מהמקום של הטעות, אלא מהמקום של למה כדאי לשים לב כשאתה בריאיון עבודה טלפוני.
אוקיי, אז על מה חשוב להקפיד בריאיון עבודה טלפוני?
מיכל: קודם כל: כשמתקשרים אליך לראיון עבודה טלפוני ושואלים אותך אם אתה פנוי , מדברים מחברה זאת וזאת. אז גם אם אתה פנוי , אם אתה בנסיעה, אם אתה עם הילדים על הראש, וגם אם אתה מול המחשב עכשיו והכל שקט, אתה אומר :" איזה יופי שהתקשרתם, חיכיתי לשיחה הזו. אני עוד 5 דקות אהיה במקום שקט בלי אנשים , אם אתה יכול / את יכולה לחזור אליי".
וה-5 דקות האלה הן קריטיות ל-2 דברים: אחד – לאתר במחשב שלך את קורות החיים ששלחת לחברה הספציפית שממנה התקשרו אליך, כי סביר שקורות החיים ששלחת מותאמים לחברה, וגם את דרישות התפקיד שפורסמו. כל הדברים האלה נמצאים אצלך בתיקיות מסודרות עבור כל חברה בנפרד במחשב. זה קשור לאיך אתה נערך לכל תהליך חיפוש העבודה, אבל זה כבר נושא לשיחה אחרת. אתה שם את זה מולך, במקום שקט, בטח לא עם ילדים, עם נסיעות או רעש של מכונת כביסה, ומחכה לשיחה.
השני – אתה מחכה לשיחה כשאתה מוכן: אתה יודע מה הם מחפשים, מה אתה כתבת, אתה לא אומר:" תזכירי לי רגע מאיפה את, תזכירי לי איך קוראים לתפקיד.." ממש לא. אתה מוכן לשיחה, אתה עונה על מה ששואלים.
נקודה חשובה נוספת: אתה אף פעם לא חוזר בתשובתך על השאלה ששאל המראיינ/ת. זאת אומרת: אם היא אומרת :" תסביר לי בבקשה למה אני רואה לימודים לפני 5 שנים ולימודים עכשיו?" אף פעם אל תענה:" אהה, למה את רואה לימודים. ..אני אגיד לך למה… " לא עושים את זה.
עושים פתיח:
הלימודים שלי התחלקו ל-2 חלקים: החלק הראשון היה לפני 5 שנים, לא היו לי ילדים אז עשיתי ברצף את התואר הראשון, עכשיו אני במסלול לתואר שני, יש לי 2 ילדים אבל אני לא מוותר, אסיים את הלימודים בשנה הבאה וזה לא יפגע לי בשום דבר בעבודה.
כאן הוספת מידע על השאלה. ככל שתוסיף יותר סיפורים אמיתיים ודוגמאות על השאלה, ככה יש למראיינת יותר מוטיבציה להמשיך איתך לשאלות המתקדמות יותר.
אל תהיה לקוני ומשעמם ורק תענה על השאלות כמו פינג-פונג. כך השיחה לא תוביל לשום מקום מעניין או כזה שאם יש עוד 10 מועמדים למשרה הם ירצו דווקא אותך. אתה רוצה שאם היו 10 שיחות באותו יום ל-10 מועמדים, בסוף היום יזכרו את השיחה שלך.
יפה, אז את מובילה אותי לשאלה הבאה: יש הרבה אנשים שפוטרו/ בחל"ת/ מחפשים עבודה.
איך מתבלטים היום בראיון עבודה?
מיכל: מה שחשוב זה הסיפור האישי של המועמד. מה הוא מביא לחדר שהוא שלו? איזה שובל הוא ישאיר בחדר? אתן דוגמה: ליוויתי לאחרונה הייטקיסטית שעבדה 16 שנים באותה חברה, ובחודש אפריל פיטרו אותה. היא עד עכשיו בשוק, לא מבינה איך עשו לה את זה. הדבר הנכון הוא לספר את הסיפור הזה בראיון: שהיא אחת שרצה למרחקים ארוכים, שהיא מחפשת מקום להשקיע בו, שהיא הייתה מופתעת מאוד מזה שהחליטו לסיים את הפרויקט שלה ולהגיד לה ללכת ולקח לה כמה חודשים להבין ולהחליט שהיא צריכה להמשיך הלאה ולא להיות פגועה.
ככל שהיא תהיה יותר אמיתית בסיפור שלה יש יותר סיכוי שהיא תבלוט. כמובן שחשוב מאוד שהיא תתאים ב-90% למה שהם דורשים, אחרת הם ימשיכו עם מועמד אחר.
מה הגישה היום לגבי בחירת התפקיד? מה עם התשוקה בעבודה?
מיכל: במשך שנים, עד מרץ 2020 הגישה היתה: "לך ותגשים את עצמך ותעשה את מה שאתה אוהב. למרות שאתה רואה חשבון משועמם, לך תהיה מדריך רכיבת אופניים, כי זה מה שאתה רוצה". היום אנחנו עדיין משתמשים במתודת 9BOX (הערה: מטריצה להערכת התאמה בין עסק לבין המועמדים לעבוד בו, מבחינת פוטנציאל ורמת ביצוע), אבל בוחרים מתוכה רק את 4 התכונות הכי חזקות של המועמד. היום העולם התערבל: זה נפלא שיש לך תשוקה להיות רוכב אופניים, אבל זה שאתה רואה חשבון יביא לך פרנסה עכשיו, זה יחזיק את המשפחה שלך, את גרושתך ואת הילד שלך באוניברסיטה. אז אתה צריך כרגע להכניס שיקולים אחרים מעבר לתשוקה שלך.
האם נכון להגיש מועמדות למשרות שאני לא מתאים אליהן באופן מלא?
מיכל: אתה צריך להתאים לפחות ב- 90% למשרה, וחייב להדגיש זאת בראיון עצמו בפני המראיינ/ת. אתה צריך כל הזמן לזכור את דרישות המשרה ולהסביר באיזה אופן אתה מתאים למשרה.
לדוגמה: אם אתה מגיע לראיון בחברה גלובלית, שמחפשת אנשים שיודעים לעבוד עם מגוון תרבויות, שיכולים להתאים את עצמם לשעות השונות במדינות השונות, זה לא מספיק שתגיד את זה בראיון או תכתוב את זה בקורות חיים. אתה צריך לתת דוגמאות: "כשעשיתי פרויקט מול הודו, הולנד וארגנטינה, ידעתי שכל צורת החיים שלי משתנה, הייתי צריך להיערך לזה בבית, להתארגן לכך ששלוש פעמים בשבוע אני עובד אחר הצהריים ובלילה. כדי לתת ללקוחות מענה, הייתי חייב לדעת לכתוב אנגלית עסקית מאוד מדויקת, אז למדתי בעזרת מדריך אינטרנטי וגם ביקשתי מחבר שיהיה זמין בשבילי חודשיים כשאני צריך עזרה בכל מיני ביטויים עסקיים". אתה צריך לספר מה עשית, הם לא ישאלו את זה. אתה צריך להגיש את זה בתוך החדר, או בתוך השיחה.
עד כמה נכון לתת משקל לכימיה עם המראיינ/ת במהלך ראיון עבודה טלפוני?
מיכל: תמיד צריך לתת. כימיה זה אומר שישמעו את החיוך שלך, הנינוחות, המקצועיות. כשעבדתי בסלקום וגייסנו נציגי שירות, שמנו לכל אחד מראה על השולחן, והיה כתוב למטה: "מה שאתה רואה זה מה שהלקוח שומע".
זאת אומרת שאם אתה רואה בנאדם עצבני, גבות מכווצות ושיער לא מסודר, הלקוח שומע את זה. אם אתה רואה חיוך ורואים את גומת החן, והעיניים רגועות למרות שיש לך מבחן למחרת, או למרות שהחברה שלך עזבה אותך אתמול, אתה עדיין במשמרת ומקפיד להיות מספיק שירותי ונגיש ללקוחות, זה מבטיח שתהיה להם שיחה שיש בה כימיה.
חשוב מאוד איך אתה נכנס לשיחה: יכול להיות שהמראיין שלך כבר עייף, יכול להיות שהוא כבר החליט את מי הוא לוקח, אבל הוא חייב לעשות 10 שיחות טלפוניות. אם תיכנס לשיחה באנרגיות גבוהות ותיווצר שיחה טובה שמעוררת אותו, מדליקה לו כל מיני זרקורים בראש , שגורמת לו לומר לעצמו: "וואלה יש פה מישהו מעניין, בוא ניפגש איתו בזום או בוא ניפגש איתו באיזה פארק". כבר עשיתי ראיון באיזשהו פארק על ספסל. אז כן, זה סימן שיש לך אחלה ראיון.
איך את מתמודדת עם פערים בין המידע בקורות החיים לבין מה שעולה במהלך ראיון עבודה טלפוני?
מיכל: תני דוגמה
גילי : בקורות חיים צוינו שנים מסוימות ודברים שהמועמד עשה ובראיון פתאום מסתבר שיש פער? הוא מתבלבל כשאת מבקשת ממנו להסביר…
מיכל: צריך להבין האם מדובר בשקר. אם מישהו אומר לי:" עבדתי בטבע במשך 10 שנים והתפקיד האחרון שלי היה תפקיד בכיר כלשהו", כאשר בפועל היה בתפקיד הרבה פחות, זה נקרא לשקר. כאשר אני נתקלת במצב כזה, אני באותו רגע סוגרת את הראיון ואומרת לו שזה לא מתאים לי, אם עליתי על זה כמובן.
כשהייתי סמנכ"לית משאבי אנוש באופיס דיפו, הגיע לראיון מישהו שלפי הקורות חיים שלו הייתי אמורה להכיר כי הוא רשם שהיה בתפקיד מאוד בכיר בסלקום בתקופה שגם אני עבדתי בסלקום. אמרתי לעצמי שמשהו מאוד מוזר משום שאני לא זוכרת אותו. הוא ישב מולי, והתחלנו בראיון. כשהגענו לדבר על התפקיד הזה, שאלתי אותו: "באיזה שנים היית, עבדת עם זה? עבדת עם זה?" ראיתי שהוא קצת מסתבך. אמרתי לו : "תקשיב, אנחנו צריכים רגע לעצור פה, כי בשנים האלה אני הייתי בסלקום ואתה ממש לא עשית את התפקיד הזה. יש כאן בעיה בראיון". הוא ענה לי: "כן אני הייתי מועמד לתפקיד", אז אמרתי לו: "אנחנו צריכים לעצור את הראיון ולהיפרד".
כמראיין כשאתה עולה על מצב כזה אתה צריך להיות עדין מאוד, אבל גם לברר ולשאול: יש פה פער, מה יש לך לומר על כך? לגבי מועמדים שעונים במצב כזה : "אהה זה קורות חיים ישנים.." זו תשובה ממש לא טובה. כשאתה מגיש מועמדות אתה צריך להגיש קורות חיים מעודכנים. אני נותנת צ'אנס למרואיין ואומרת: "תעשה סדר ואחרי הפגישה תשלח לי את קורות החיים המעודכנים שלך", אבל ישנם מקומות רבים שעוצרים את התהליך.
האם יש דרכים לעשות בדיקת אמינות על מועמד?
מיכל: בארה"ב עושים בדיקות רקע למועמד: האם באמת למד / עבד במקומות שציין, בשנים שציין, ואומרים האם הבדיקה עברה ב- 100%, או 80%. כמגייס אתה מבין מהו הפער שנמצא ומחליט האם אתה מעוניין להמשיך עם המועמד.
בארץ אין שירות כזה ולכן עורכים שיחות עם ממליצים, משתמשים בלינקדאין וכל הרשתות החברתיות. גם אם נתת שמות של ממליצים ספציפיים, אפשר לפנות לאחרים שלא כתבת, ע"י כך שבודקים היכן היית ומוצאים אנשים אחרים שהיית איתם ומקבלים מהם חוות דעת. ניתן למצוא בלינקדאין אנשים מהארגון שציינת בקורות החיים שלך ולהבין האם באמת היית בתפקיד הזה, איך היית בתפקיד הזה, מה עשית בו? מה חושבים עליך? האם הם ממליצים עלייך?
כמובן שיש לעשות זאת אך ורק באמצעים חוקיים ותוך התייעצות עם עורך-דין לדיני עבודה באופן פרטני לגבי כל מועמד ומועמד.
אני מודה לך מאוד על השיחה הזו. האם אחרי כל הטיפים שנתת יש לך טיפ לסיום?
מיכל: אני חושבת שהטיפ החשוב ביותר הוא: שאפשר להתכונן לכל תהליך המיון, אבל אי אפשר להיות מוכנים. אתה תהיה מוכן אם תדע להביא את עצמך, לספר את עצמך, לעשות את ה -STORY TELLING שלך ולא מה שכתוב בכל הדפים וכל ההכנות. צריך את זה, אבל רק מי שמכין אותך, צריך לדעת להכין אותך לאופן בו תנגיש את הסיפור שלך.
גילי : תודה רבה מיכל על הראיון הטלפוני המאלף על ראיון עבודה טלפוני!
מוזמנים לבקר באתר של מיכל גלבוע
4 תגובות
תודה גילי. ממש מעניין וחשוב.
בהצלחה גם לך.
תודה יעל על התגובה ועל האיחול, אם יש לך שאלות או התלבטויות אשמח לסייע
לגבי מה שציינת כבדיקת רקע למועמדים. מעניין אותי ההיבט החוקי של זה. מיד אומרים שאסור להתקשר לאנשים שאני מכירה ממקומות עבודה שמופיעים בקו"ח אם לא ניתנו כממליצים, כי זה מנוגד לחוק הגנת הפרטיות. את מציינת שאפשר לפנות לאנשים שלא צוינו על ידי המועמדים. בטוח? עד כמה זה חוקי?
שלום נורית ותודה על הסוגייה החשובה שהעלית כאן,
חשוב לי להדגיש שהמסר במאמר היה שכדאי להרחיב את הבדיקה אודות המועמד,
משום שלעיתים הוא מספר את כל הסיפור ולעיתים רק חלק מהסיפור.
כמובן שיש לעשות זאת אך ורק באמצעים חוקיים ותוך התייעצות עם עורך-דין לדיני עבודה באופן פרטני לגבי כל מועמד ומועמד.
בעקבות התגובה שלך חידדתי את המסר בגוף המאמר ועל כך תודה לך!